Zeitmanagement-Methoden: Welche Methode passt zu mir?
Wir gehen alle anders mit Zeit um! Manche brauchen Druck und Stress, um so richtig den Fokus auf der Arbeit zu haben. Andere können ohne klare Struktur und einen aufgeräumten Schreibtisch nicht mal an Arbeit denken. Zeitmanagement ist in erster Linie auch Selbstmanagement. Alle Methoden haben ihre Vorteile und funktionieren, die Frage ist jedoch: Funktioniert die Methode für dich? Oder noch besser formuliert: Funktionierst du für die Methode? Denn Selbstmanagement beginnt bei dir und mit deiner inneren Einstellung.
Wir stellen dir nun fünf beliebte Zeitmanagement-Methoden näher vor und geben dir Tipps, wie diese auch für dich funktionieren. Wechsel nicht täglich von einer Methode zur nächsten, sondern teste jeweils über einen längeren Zeitraum, was für dich funktioniert. Manche Methoden kannst du auch kombinieren, da sie sich toll ergänzen.
Zeitmanagement-Methoden: Pareto - Prinzip
- Das Pareto-Prinzip, auch 80/20 - Prinzip genannt, legt den Fokus ganz klar auf die richtigen Prioritäten.
- Es besagt, dass du mit 20 Prozent des Aufwandes 80 Prozent der Ergebnisse erzielst. Für die verbleibenden 20 Prozent an Output würdest du dagegen 80 Prozent Einsatz aufbringen müssen.
- Dabei geht es nicht darum, dass du alle Dinge nur mit 20 Prozent deiner Kraft machst, sondern, dass du dich voll auf die 20 Prozent der Aufgaben fokussierst, die am meisten zu deinem Ziel beitragen.
Zusammengefasst wirst du weniger Dinge erledigen, diese dafür jedoch sehr intensiv und regelmäßig.
Tipp: Schreibe dir über den Tag auf, was für Aufgaben du bearbeitest und welche überhaupt zielführend sind. Insbesondere Ablenkungen, wie das Smartphone oder das Internet, fressen viel Zeit und machen dir die Arbeit schwer. Im Sinne einer Not-to-do-Liste filterst du deine "Feinde" heraus.
Zeitmanagement-Methoden: ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist wohl der Klassiker im Zeitmanagement. Hier geht es ganz klar um die Einordnung von Prioritäten. Du machst dir eine Liste mit allen Aufgaben, die du – am Tag oder in der Woche – erledigen möchtest. Dann schaust du dir die Aufgaben an und beurteilst ihre Wichtigkeit für dich. A-Aufgaben sind für dich an erster Stelle, während C-Aufgaben hinten anstehen.
- Frage dich: Welche Aufgaben kann ich abgeben oder weglassen (C-Aufgaben), da sie meine Ziele nicht groß beeinflussen. Widme dich immer zuerst den A-Aufgaben und fange jeden Tag bei deiner wichtigsten Priorität an!
- Tipp: Mache es dir zur Gewohnheit, in wenigen Minuten zu erkennen, welche Aufgabe wichtig für dich ist und welche du gar nicht erst aufschreiben brauchst. Schon bald wird es gar keine C-Aufgaben mehr bei dir geben!
Zeitmanagement-Methoden: Alpen-Methode
Die Alpen-Methode, erfunden von Lothar Seibert, hilft dir, deinen Tag genau zu planen. Dabei gibt es fünf Schritte zu beachten.
- Aufgaben notieren
- Länge schätzen
- Pufferzeiten einplanen
- Entscheidungen treffen (Prioritäten)
- Nachkontrolle
Durch die Alpen-Methode bekommt dein Tag eine ganz klare Struktur. Dein Vorteil: Wenn du die Methode länger anwendest, bekommst du ein sehr gutes Gespür, wie lange welche Aufgaben benötigen und wirst sehr gut im Umgang mit Deadlines und Fristen werden. Die Alpen-Methode ist jedoch relativ starr, betrachte sie daher nicht als strenges Dogma. Bleib flexibel, auch während des Tages neue Entwicklungen in deine Struktur aufzunehmen, beziehungsweise diese anzupassen.
Zeitmanagement-Methoden: Getting Things Done (GTD)
GTD ist im Grunde keine Zeitmanagement-Methode, sondern ein tiefgründiges System. David Allen, der dieses System konzipierte, schrieb darüber ein ganzes Buch. Wir wollen dir hier in Kurzform die fünf Schritte von GTD vorstellen, verweisen jedoch auf das Buch, wenn du wirklich Interesse hast, dir das System komplett anzueignen. Auch wenn es am Anfang etwas aufwändig sein kann, deine Struktur nach GTD anzupassen, so wird es sich danach sicherlich lohnen, da du für jede Aufgabe den Ablauf klar festgehalten hast.
1.Erfassen: Alles aufschreiben, sodass nix im Kopf verbleibt.
2.Durcharbeiten: Alle deine Punkte gehst du durch und ordnest sie bestimmten weiteren Abläufen zu.
3. Organisieren: Jeder Punkt bekommt zur Abarbeitung eine klare Struktur mit Folgeschritten, benötigten Materialien etc.
4. Durchsicht und Pflege: Jede Woche überprüfst du dein System und den Fortschritt.
5. Erledigen: Kontext, Zeit, Energie und Wichtigkeit bestimmen, welche Aufgaben du abarbeitest.
Zeitmanagement-Methoden: Eat the Frog
Bryan Tracy hat das Prinzip "Eat the Frog" bekannt gemacht. Die dahinter liegende Weisheit stammt jedoch von keinem geringeren als Mark Twain:
Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.
Im Grunde genommen ist damit auch schon alles gesagt … Jeden Morgen gehst du zuerst deine wichtigste Aufgabe an. Die, vor der du dich lieber drücken würdest, die jedoch elementar für die Erreichung deiner Ziele ist. Wenn du erstmal den Frosch "geschluckt“ hast, kann der Tag schon gar nicht mehr schlecht werden. So einfach kann Zeitmanagement sein! Zudem machst du es dir zur Gewohnheit, immer aus der Komfortzone zu gehen und unangenehme Dinge zuerst zu machen. Das kann dir in vielen Lebensbereichen helfen.
Brainstorming hilft dir, Ideen zu sammeln. Wir stellen dir in diesem Artikel effektive Brainstorming-Techniken vor, mit denen du tolle Antworten bekommst. Mit gutem Zeitmanagement wirst du deinen Chef beeindrucken, sodass deine nächste Gehaltsverhandlung nur eine Frage der Zeit ist. Du bist unzufrieden im Job und fragst dich: Wie finde ich den richtigen Job? Natürlich mit unserer Hilfe.
