Was ist Timeboxing?
Prokrastinierst du noch oder arbeitest du schon? Mit der Deadline im Nacken arbeitest du am besten? Vielleicht brauchst du gar keinen Druck, sondern einfach nur Timeboxing. Dabei handelt es sich um eine Zeitmanagement-Methode, die in der agilen Projektplanung genutzt wird – und sich ebenfalls für die Tagesplanung eignet. So sieht das Ganze nun aus:
Beim Timeboxing definierst du für eine Aufgabe ein Ziel, legst einen konkreten Zeitrahmen fest und planst diesen in deinen Kalender ein.
Je nach Aufgabe, kann der Zeitblock nun größer oder kleiner ausfallen, das könnte dann bspw. so aussehen:
- 09.00 Uhr bis 9.40 Uhr: Kundentermine vereinbaren -> Ziel: Alle aufgelaufenen Anfragen des letzten Abends abarbeiten
- 9.50 Uhr bis 12.00 Uhr: Rechnungen schreiben -> Ziel: Rechnungen der letzten zwei Tage schreiben
- 12.00 Uhr bis 13.00 Mittagspause
- 13.00 Uhr bis 15.00 Uhr: ---
- 15.00 Uhr bis 15.45 Uhr: Präsentation vorbereiten -> Ziel: Vortrag in PowerPoint-Präsentation visualisieren
- 15.45 Uhr bis 18.00 Uhr: ---
So kann ein Tag in der Arbeitswoche aussehen. Das bedeutet nicht, dass jede Minute des Tages verplant und geblockt sein muss. Du kannst es jedoch für deine gesamte Woche und die einzelnen Tage so durchplanen, dabei ist jedoch fraglich, wie praktikabel das ist in der Praxis wirklich ist.
Wofür kann ich Timeboxing anwenden?
- bei komplexeren Unterfangen wie Projektmanagement
- in der Tagesplanung, vor allem für Routinearbeiten
- bei Besprechungen
Worauf du noch achten solltest, erfährst du in den Do's and Dont's.
Do's and Dont's bei der Planung
Was du beachten und was du lieber lassen solltest:
Do's
- Pufferzeit einplanen: So gut wir auch planen, es kommt ständig etwas dazwischen. Ob eine neue Aufgabe, die sofort besprochen werden muss, Telefonate, oder sonst was ... Nicht alles liegt in unserer Macht – macht aber nix, denn mit eingeplanter Pufferzeit ist man immer noch auf der sicheren Seite.
- Realistisch schätzen: Gerne planen wir zu wenig Zeit ein, weil wir zu dem Zeitpunkt noch nicht alle Aspekte, auch die sich wider Erwarten einstellen, auf dem Schirm haben. Daher lieber großzügiger den zeitlichen Rahmen einschätzen!
- Ziel festlegen: Ja, sicherlich hat jede Aufgabe ein Ziel, schon klar. Sich das Ziel vor Augen zu führen, hilft dabei, sich von Beginn an auf die richtigen Aspekte zu konzentrieren. Bei komplexeren Aufgaben ist es außerdem vorteilhaft, Teilziele zu definieren und auch konkret zu formulieren.
Dont's
- Sich schnell aus der Ruhe bringen lassen: Zuerst ist es vermutlich ungewohnt, konzentriert auf nur EINER Sache zu arbeiten. Wir sind es gewohnt, sofort in den Messengerdienst zu schauen, wenn eine rote Benachrichtigung aufblinkt oder eine neue Mail einläuft – könnte ja was Wichtiges sein (oder halt einfach passenderweise von der langweiligen Tätigkeit ablenken ...).
- Die definierten Zeitblöcke nicht einhalten: Auch mit ausreichender Zeitplanung kann es vorkommen, dass der Zeitrahmen nicht ausreicht, das ist selbstverständlich kein Weltuntergang. Nimmst du die Methode jedoch nicht ernst und überziehst ständig die Zeiten, solltest du dich fragen, ob du zu wenig Zeit einplanst oder ob es an etwas anderem liegt. Hältst du dich nicht an deine Ziel- und Zeitvorgabe, geht schnell der Deadline-Effekt verloren.
- An der Methode festhalten: Du merkst nach einiger Zeit, dass es für dich nicht das richtige Tool ist – dann lasse es. Das Zeitmanagement muss zu dir und zu deinen Tätigkeiten passen, gerade für kreative Prozesse kann es sein, dass die Methode nicht die richtige ist.
Warum funktioniert Timeboxing?
Gegenfrage: Kennst du Parkinsonsche Gesetz? Der Engländer C. N. Parkinson verbrachte beruflich viele Jahre in Malaysia an der Universität und machte dort erstaunliche Beobachten in der Verwaltung:
Die Erledigung einer Aufgabe dauert genauso lange, wie Zeit dafür zur Verfügung steht.
Zunächst veröffentlichte 1955 einen satirischen Artikel zu dem Thema im "The Economist", um unter anderem die Ineffizienz der öffentlichen Verwaltung und des Staatsdienstes zu kritisieren – das Parkisonsche Gesetz war geboren. Mit einer Überarbeitung verfasste er dazu zwei Bücher, die 1957 erschienen.
Übrigens fiel ihm noch etwas auf: Das Erledigen einer Aufgabe dauert nicht nur länger, wenn viele Personen beteiligt sind, auch steht die Anzahl der Mitarbeiter in keinem Verhältnis zu der vorhandenen Arbeit. Die Mitarbeiterzahl erhöht sich, auch wenn die Arbeit weniger wird. Warum? Weil jeder Untergebene will (aber keine Konkurrenten) und weil sich die Mitarbeiter gegenseitig noch mehr Arbeit machen (z. B. drei Leute wollen ein Schriftstück prüfen, bevor es verschickt wird und jeder gibt seinen Senf dazu, dann muss nochmal geändert werden, und nochmal, und nochmal ...). Dieses Phänomen kann man sicherlich auch heute noch in einigen Unternehmen beobachten ...
Timeboxing und seine Vorteile
- Du arbeitest konzentrierter, effizienter und produktiver, da du dich auf eine Aufgabe fokussierst und Zeitfresser vermieden werden.
- Du hast einen Überblick über die anstehenden Aufgaben und die zu erwartenden Ergebnisse.
- Aufschieberitis ist Schnee von gestern.
- In Meetings verhindert das Zeitfenster, dass man sich zu sehr in unwichtigen Details verliert und sich stattdessen auf Inhalte konzentriert.
- Multitasking beansprucht uns stark und wird mit Timeboxing eingedämmt.
Nachteile des Timeboxings
- Flexibilität ist unter Umständen eingeschränkt, je nachdem, wie intensiv die Methode genutzt wird. Es kann immer etwas Wichtiges dazwischenkommen, eine gewisse Spontaneität sollte erhalten bleiben.
- Während die Methode für bspw. Besprechungen und Routinearbeiten optimal ist, können jedoch festgelegte Zeiten Kreativität blockieren oder bei To-Dos, die besondere Sorgfalt oder Qualität erfordert, hinderlich sein.
Weitere nützliche Techniken für deinen Alltag
Möglicherweise ist diese Methode nicht exakt das, was zu deinem Joballtag passt. Ein ähnlicher Ansatz ist die Pomodoro-Technik, bei dem sich feste Zeitblöcke mit kleinen und großen Pausen abwechseln und sich eventuell besser in deine Routine einbetten lässt. Auch eine Kombination von verschiedenen Techniken ist im Alltag nützlich: mit dem Eisenhower-Prinzip lernst du besser zu priorisieren, Braindump hilft zu entstressen und mit dem Pareto-Prinzip hast du gleich mehr Zeit und Erfolg ...
Quellen
Brandeins.de
Süddeutsche.de
