Büro, Homeoffice oder Lernplatz: Der Schreibtisch gehört für viele zum Alltag. Damit der Arbeitstag möglichst reibungsfrei verläuft, ist ein organisierter Arbeitsplatz eine wichtige Voraussetzung. Dein Schreibtisch sieht aus wie ein Schlachtfeld? Keine Sorge, das wird sich schnell ändern!
Warum sollte man den Schreibtisch organisiert haben? Ein aufgeräumter Arbeitsplatz hilft dir, vieles schneller wiederzufinden und Zeit zu sparen! Auch verschwinden so viele Ablenkungsmöglichkeiten, sodass du konzentrierter arbeiten kannst. Und wenn du im Büro arbeitest oder gar Kundenkontakt hast, sorgt das häufig für einen positiven Eindruck bei anderen.
Clean Desk: unbedingt oder lieber nicht?
Die Clean Desk Policy (CDP) wird in einigen Unternehmen gelebt. Das bedeutet, dass die Schreibtischorganisation nach einem standardisierten System aufgebaut ist und der Arbeitsplatz jeden Abend aufgeräumt werden muss, z. B. dürfen keine Unterlagen mehr darauf offen liegen. Je nach Unternehmen sind auch persönliche Dinge wie Fotos oder Dekoration nicht erwünscht. Das kann Vor- und Nachteile haben, wie die Arbeitspsychologin Christa Schirl gegenüber dem Magazin karriere.at erläutert: Zum einen erleichtert es Routineabläufe, die über den Tag verteilt von verschiedenen Menschen durchgeführt werden, die evtl. unter Zeitdruck arbeiten, wie in Krankenhäusern. Und auch in einigen Branchen ist ein aufgeräumter Schreibtisch von Vorteil, z. B. in Banken, die von einem seriösen Eindruck beim Kunden profitieren.
Auf der anderen Seite kann jedoch die Individualität verloren gehen und gerade Kreative brauchen manchmal einfach ihr kreatives Chaos, um arbeiten zu können. Ob es für dich nun der totale Clean Desk sein muss oder du nur eine gewisse Grundordnung brauchst, entscheidest du für dich! Wie du anfangs am besten vorgehst, zeigen wir dir hier Schritt für Schritt.
Schreibtisch organisieren in 5 Schritten
1. Ausmisten
Es hilft nix: Um Ordnung zu schaffen, solltest du erstmal kräftig ausmisten! Der benutzte Kaffeebecher ist in der Küche am besten aufgehoben, die veralteten Notizzettel wandern in den Papierkorb und der ganze unnötige Kleinkram fliegt raus. Nimm dir nach und nach alle Unterlagen und Gegenstände auf deinem Schreibtisch vor und frage dich, ob du das wirklich zum Arbeiten brauchst.
Lesetipp: Hier findest du übrigens die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen.
2. Überblick verschaffen
Anschließend verschaffst du dir einen Überblick. Was hast du nun noch an Arbeitsmaterialien und wie können diese am besten organisiert werden? Die Aufräum-Queen Marie Kondo geht bei ihren Ordnungsaktionen nach Kategorien vor. Nimm dir statt Raum für Raum also lieber erst alle Bücher vor, dann alle Ordner, usw. Vielleicht hilft dir diese Methode, ein wenig Struktur auf den Schreibtisch zu bekommen. Nimm dir bspw. erst die Ordner vor, dann die losen Unterlagen, danach andere Arbeitsmaterialien ...
3. Ordnen
Damit geht es ans Ordnen! Damit nicht alles wahllos über den Schreibtisch fliegt oder unter Unterlagen verschwindet, haben sich einige Tools bewährt. Neben den klassischen Ordnern und Ablagefächern kannst du auf Standordner, Wandorganizer und Utensilien-Organizer zurückgreifen.
4. Feste Plätze
Haben bestimmte Dinge ihre festen Plätze, macht das für dich Routinearbeiten leichter. Vergiss nicht, deine benötigten Arbeitsmaterialien bei der neuen Ordnung zu berücksichtigen. Machst du viele Videocalls und nutzt dafür immer Kopfhörer? Dann teile ihnen einen festen Platz zu!
5. Zustand halten
Nun der wohl schwerste Punkt: Halte die Ordnung. Also nach dem Videocall die Kopfhörer gleich wieder an ihren angestammten Platz stellen, die Stifte in den Organizer und den Kaffeebecher beim nächsten Gang in die Küche schon einmal mitnehmen ...
Ideen für die Organisation auf dem Schreibtisch
Damit die eingeführte Struktur auch erhalten bleibt, kannst du auf jede Menge Ordnungssysteme zurückgreifen. Hier findest du einige Ideen:
Notizbuch
Hier ein Klebezettel mit einer Rückrufnummer, dort ein Schmierzettel mit To-Dos? Besorge dir ein Notizbuch, in das du dir beim Telefonieren & Co. schnelle Memos aufschreiben kannst. Zusätzlich kannst du dir ein Bullet Journal anlegen, mit dem du deine Tage und Wochen genau planen kannst und sicher keinen Termin mehr verpasst.
Memoboard
Auf einem Memoboard oder einer Wandtafel behältst du wichtigsten Aufgaben oder Dokumente im Blick! Nach dem Erledigen sollten die To-Dos dann natürlich gleich gestrichen werden!
Ablagefächer
Klingt altbacken, kann aber je nach Tätigkeit sehr sinnvoll sein! Hast du bspw. viele Terminsachen oder regelmäßigen Posteingang mit To-Dos, unterstützen dich die Fächer in der Übersicht. Je nachdem, welches System für deinen Job sinnvoll ist, kannst du sie z. B. mit dringend, nächste Woche und erledigt markieren.
Wandorganizer
Du hast keinen Rollcontainer, aber auch keinen Platz? Wandorganizer sind dann ein guter Kompromiss! So stellst du dir den Schreibtisch nicht voll und nutzt Raum, der sonst ungenutzt bliebe. Hier verschwindet vor allem Kleinkram, der nicht so oft zum Einsatz kommt.
Utensilien-Organizer
Den Kuli brauchst du alle zwei Minuten, genauso wie die Schere und Büroklammern? In einem Organizer in Reichweite hast du alles schnell parat. Einen Schreibtisch-Organizer bekommst du in verschiedenen Ausführungen, von kleinen metallenen Stifthaltern bis zur größeren Box mit integriertem Brieffach.
DIY-Ordnungshelfer
Einige der praktischen Ordnungshelfer kannst du auch einfach selber machen bzw. Gegenstände zweckentfremden.
Wie du eine Pinnwand selber machen kannst, erfährst du hier. Weitere Deko- und DIY-Ideen für die Wohnung findest du auch auf Pinterest!
Weitere Tipps für den Arbeitsplatz
Beleuchtung
Für die Arbeit am PC und Schreibtisch ist die optimale Beleuchtung ein Muss! Arbeitest du im Homeoffice, sollte der Tisch im 90-Grad-Winkel zum Fenster stehen. Du solltest also weder mit dem Gesicht frontal, noch mit dem Rücken zum Fenster sitzen. Das seitliche Licht ist vorteilhafter, so scheint es dir nämlich nicht direkt ins Gesicht und blendet dich. Außerdem entsteht so keine störende Reflektion der Sonne von hinten.
Dekoration
Wenn du (oder dein Unternehmen) kein Verfechter der Clean Desk Policy bist, kannst du dir ein wenig Wohlfühl-Deko gönnen! Vielleicht machen dir ein Foto von deiner Familie oder Motivationssprüche Freude beim Arbeiten.
Pflanzen
Pflanzen auf dem Schreibtisch sollen die Produktivität steigern, die kognitive Wahrnehmung und auch die Luftqualität verbessern.
Papierkorb
In Firmen normalerweise üblich: für jeden oder eine Gruppe von Mitarbeitern einen Papierkorb bereitzustellen. Auch im Homeoffice kann es sinnvoll sein, sich einen Korb an den Arbeitsplatz zu holen. Hast du viele Materialien oder Papierkram, mit denen du arbeitest, verhinderst du so das Ansammeln von unnötigen Papierbergen.
Unterbrechungen
Ständig privat am Handy? Ploppt bei jeder eingehenden Mail ein Ton auf, der dich rausbringt? Versuche deinen Schreibtisch und dich so zu organisieren, dass du möglichst wenig Unterbrechungen hast. Das ist natürlich nicht zu hundertprozent möglich, aber reduzieren lassen sich solche Zeitfresser auf jeden Fall. Finde zunächst heraus, was dich unnötig Aufmerksamkeit kostet. Ist es das Smartphone, das bei jedem Instagram-Kommentar piept? Schalte es lautlos und lege es so weit entfernt, dass du nicht automatisch ständig danach greifst.
Selbstorganisation
Der beste Arbeitsplatz nützt nicht viel, wenn die Selbstorganisation nicht stimmt. Wie du das machst, hängt von deinem individuellen Tag, deiner Tätigkeit und deiner bevorzugten Work-Life-Balance ab.
Was dir helfen kann, sind z. B. Zeitmanagement-Methoden. Geht es um Projekte oder konkrete Aufgaben, legst du mit der Timeboxing-Methode ein Ziel sowie einen Zeitrahmen fest und blockst dir dafür Zeit in deinem Kalender. Ein allumfassendes Konzept, das auch deine anderen Lebensbereiche mit einschließt, ist die Methode Getting Things Done (GTD). Was dahinter steckt und wie du vorgehst, verraten wir dir im Artikel über GTD.
Verwendete Quellen: karriere.at, t3n.de
