Mal ehrlich, stapeln sich bei dir zu Hause auch die Papiere? Kontoauszüge, Rechnungen von Online-Bestellungen oder Versicherungspolicen: Im Laufe der Zeit sammeln sich immer mehr Dokumente an. Gerne entwickelt sich eine echte Zettelwirtschaft – in Ordnern und Schubladen versteckt in Schreibtischen oder Abstellkammern. Oft herrscht Unsicherheit, wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen. Worauf du achten solltest.
Das sind die Aufbewahrungsfristen
Obwohl zahlreiche Prozesse mehr und mehr digitalisiert werden, ist das papierlose Büro noch weit entfernt, denn noch immer fallen in verschiedenen Bereichen Dokumente in Papierform an. Und auch wenn wir uns gerne von vielem trennen möchten, unterliegen einige Unterlagen bestimmten Aufbewahrungsfristen, die sich wiederum bei Privatpersonen und Gewebetreibenden unterscheiden.
Wie lange muss ich Kontoauszüge aufbewahren?
Es gibt in dem Fall keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für die meisten Privatpersonen. Die Sparkasse empfiehlt Privatpersonen dennoch, Kontoauszüge für mindestens drei Jahre aufzubewahren. Warum so lange? Damit kannst du erbrachte oder erhaltene Zahlungen nachweisen, sollte das mal nötig sein. Eine Ausnahme bilden hier Besserverdiener mit Einkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr. Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren muss hier eingehalten werden.
Als Selbstständiger sieht die Frist schon wieder anders aus: Zehn Jahre müssen die Auszüge von Geschäftskonten aufbewahrt werden.
So lange solltest du deine Steuerunterlagen aufheben
Deine Steuerunterlagen solltest du mindestens bis zum Erhalt des Steuerbescheides aufbewahren. Enthält dein Steuerbescheid die Formulierung "vorläufig" oder "teilweise vorläufig", bedeutet dass, das z. B. ein Steuergesetz noch geprüft wird und sich an deinem Bescheid noch etwas ändern kann und du die Unterlagen weiter aufheben solltest. Das Finanzamt kann Belege wie z. B. Spendenquittungen im Nachhinein anfordern. Und diese musst du dann nachreichen können. Die Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. empfiehlt daher, die Steuerunterlagen nach Abgabe mindestens vier Jahre lang aufzubewahren.
Bei Unternehmen hingegen gelten strenge Fristen zwischen sechs (z. B. Geschäftsbriefe) und zehn Jahren (z. B. Geschäftsbücher).
Muss ich Rechnungen aufbewahren?
Kaufbelege für Geräte solltest du so lange wie die Gewährleistung gilt aufbewahren – also in der Regel zwei Jahre. Hast du zusätzliche Optionen wie eine Garantieverlängerung erworben, empfiehlt sich die Aufbewahrung für die Dauer der Verlängerung.
Belege für Handwerksdienstleistungen, die du von der Steuer absetzt, musst du zwei Jahre aufbewahren. Je nachdem, welche Tätigkeiten der Handwerksbetrieb ausgeführt hat, liegen Gewährleistungsansprüche von zwei, in einigen Fällen sogar von fünf Jahren vor! Das heißt, stellst du später Mängel fest, benötigst du unter Umständen einen Nachweis über die ausgeführte Handwerkstätigkeit. Alleine aus diesem Grunde solltest du die Handwerkerrechnung fünf Jahre aufbewahren.
Versicherungsunterlagen nicht sofort entsorgen
Deine Versicherungsunterlagen von Hausrat & Co. musst du mindestens für die Dauer des Versicherungsschutzes aufbewahren. Zudem ist es sinnvoll, dafür relevante Quittungen (wie z. B. Rechnungen für Möbel) aufzubewahren.
Mietverträge ebenfalls aufbewahren
Deinen Mietvertrag, genauso wie Kautionsbelege sowie Übergabeprotokolle, solltest du nicht sofort nach einem Umzug in eine neue Wohnung entsorgen. Denn: Ansprüche aus dem Mietvertrag erlöschen erst nach drei Jahren. Die Frist von drei Jahren beginnt erst mit dem Ablauf des Kalenderjahres aus dem der Anspruch entstanden ist, zum Beispiel: Endet dein Mietvertrag zum Juni 2019, so beginnt die Frist ab Januar 2020.
Alle Rentenunterlagen aufheben
Bewahre alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Rente stehen, auf! Darunter fallen Bescheinigungen wie die von Sozialleistungsbezügen sowie Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Ausbildungsbescheinigungen und Arbeitsverträge. Auch wenn die Daten beim Rentenversicherungsträger gespeichert sind – oder es sein sollten – solltest du im Falle von fehlerhaften Daten deine Versichertenzeiten belegen können.
Das solltest du noch aufbewahren
Unterliegen einige Quittungen einer endenden Aufbewahrungsfrist, gibt es auch Dokumente, die du ein Leben lang aufheben solltest. Dazu zählen Geburtsurkunden, Sterbeurkunden sowie Heiratsurkunden, auch deine Schul- und Arbeitszeugnisse solltest du aufbewahren.
Überblick der Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen
Die Aufbewahrungsfrist beginnt in der Regel mit dem Ablauf des Kalenderjahres. Ein Beispiel: Liegt eine Handwerksrechnung mit einem Gewährleistungsanspruch von fünf Jahren, datiert auf den 10.10.2019, vor, beginnen die fünf Jahre nun mit dem 01.01.2020 und enden mit dem 31.12.2024.
Hier sind noch einmal die (empfohlenen) Fristen für Privatpersonen im Überblick:
| Dokumente | Aufbewahrung |
Kontoauszüge | 4 Jahre |
Steuerunterlagen | 4 Jahre |
Kaufbelege | 2 Jahre |
Handwerkerrechnungen | 2 bzw. 5 Jahre |
Versicherungspolicen | mind. für die Laufzeit |
Rentennachweise | dauerhaft |
Standesamtliche Urkunden, Schul- und Arbeitszeugnisse | lebenslang |
Übrigens: Hier findest du wertvolle Tipps zum Thema Haftpflichtversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung und welche Versicherungen im Alter sinnvoll sind!
