In den letzten Minuten vor dem verdienten Urlaub noch schnell die Abwesenheitsnotiz einstellen und dann los. Der Notiz wird häufig nur wenig Zeit gewidmet, schließlich soll der Absender ja nur wissen, dass man nicht da ist. Doch hinter der Abwesenheitsnotiz steckt mehr, als mancher vermuten mag.
Abwesenheitsnotiz – darum ist sie so wichtig
Die Abwesenheitsnotiz informiert Kollegen, Kunden und andere Geschäftspartner nicht nur über die Abwesenheit, sondern repräsentiert ebenso das Unternehmen, für das man tätig ist. Denn fühlt der Absender der E-Mail sich nicht ernstgenommen, weil die Abwesenheitsnotiz flapsig formuliert wurde oder keine relevanten Informationen enthält, wirft das ein schlechtes Licht auf die ganze Firma. Daneben soll selbstverständlich auch der Empfänger der automatischen E-Mail wissen, wie er oder sie nun am besten vorgeht. Handelt es sich um ein dringendes Anliegen, das schnell bearbeitet werden muss und nicht warten kann? Oder entscheidet diejenige, sich einfach nach der Rückkehr nochmal zu melden? Damit nichts Wichtiges vergessen wird, sollte die Notiz bestimmte Bausteine beinhalten.
So baust du die perfekte Abwesenheitsnotiz auf
Diese Bausteine gehören in deine Abwesenheitsnotiz:
- Anrede
- Danksagung
- Abwesenheit und Rückkehr
- Weiteres Vorgehen
- Abschließender Gruß
Bei einigen Mailprogrammen ist für den Betreff eine feste Formulierung vorgegeben (z. B. "Automatische Antwort"), ist das nicht der Fall, muss auch dieser händisch ausgefüllt werden.
Die Abwesenheitsnotiz ist also ähnlich aufgebaut wie eine E-Mail. Und für diese gilt allgemein: Schreibe nur Informationen in eine E-Mail, die relevant sind! Und das gilt auch für die Notiz – große Ausführungen und Urlaubspläne haben hier nichts zu suchen.
Hier erfährst du alles zum E-Mail-Knigge – und einen Trick, wie du mehr Antworten auf deine Mails bekommst.
Der richtige Ton
Humor unter Kollegen sorgt für gute Stimmung. In einer Abwesenheitsnotiz kann das jedoch schnell nach hinten losgehen. So werden viele verschiedene Kontakte diese lesen und unterschiedlich deuten – Humor ist ja eh sehr individuell. Der richtige Ton ist derjenige, der zum Unternehmen und zum Absenderkreis passt! Im Zweifel lieber auf eine neutrale Formulierung setzen. Hier findest du Beispiele für formelle und lockere Formulierungen:
- formelle Anrede: "Sehr geehrte Damen und Herren"
- legere Anrede: "Guten Tag",
- formelle Danksagung: "vielen Dank für Ihre E-Mail"
- legere Danksagung: "herzlichen Dank für Ihre (oder: deine) E-Mail"
- formeller Hauptteil: "Das Büro ist bis zum XX. Januar nicht besetzt. Gerne beantworten wir Ihre Anfrage nach unserer Rückkehr."
- legerer Hauptteil: "Ich bin zurzeit nicht im Büro. Sie erreichen mich ab dem XX. Januar wieder wie gewohnt."
- formelle Behandlung der Nachricht: "Ihre Mails werden nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen hilft Ihnen mein/e Kollege/n XX (name@email.de) gerne weiter."
- legere Behandlung der Nachricht: "Ihre Mails werden in der Zwischenzeit nicht gelesen. Gerne hilft Ihnen mein/e Kolleg/in XX (name@email.de) weiter."
- formelle Grußformel: "Mit freundlichen Grüßen" oder "Freundliche Grüße"
- legere Grußformel: "Herzliche Grüße" oder "Mit besten Grüßen"
Vorlagen für eine Abwesenheitsnotiz
Hier findest du ein paar Beispiele für eine Abwesenheitsnotiz:
Formelle Abwesenheitsnotiz mit Vertretung
"Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre E-Mail.
Ich bin derzeit nicht im Büro. Sie erreichen mich wieder ab dem XX.XX.XX. Aus Vertraulichkeitsgründen wird Ihre Nachricht nicht weitergeleitet.
Wenden Sie sich bei dringenden Angelegenheiten an meine Kollegin XX (E-Mail: name@email.de, Telefonnummer: 000/123456).
Mit freundlichen Grüßen
VOR- und NACHNAME"
Persönliche Abwesenheitsnotiz mit Vertretung
"Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre E-Mail.
Ich bin derzeit nicht im Büro und ab dem XX.XX.XX wieder erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet.
Während meiner Abwesenheit ist Ihnen gerne mein Kollege XX (E-Mail: name@email.de, Telefonnummer: 000/123456) behilflich.
Beste Grüße
VOR- und NACHNAME"
Neutrale Abwesenheitsnotiz
"Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre E-Mail.
Das Büro ist vorrübergehend nicht besetzt. Ab dem XX.XX.XX sind wir wieder für Sie da. Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet.
Freundliche Grüße
VOR- und NACHNAME"
Krankheitsfall und ausgeschiedene Mitarbeiter
Bei Krankheit kann die Abwesenheitsnotiz ähnlich formuliert werden, lediglich das Datum wird offengelassenoder eine voraussichtliche Rückkehr angegeben ("Ich bin voraussichtlich ab XX.XX.XX wieder für Sie da").
Ein Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, aus welchen Gründen auch immer, sollte ebenfalls eine Abwesenheitsnotiz einstellen. Der Aufbau ist gleich, der Hauptteil wird angepasst. Also statt "Ich bin ab XX.XX.XX wieder für Sie da", ein "Ich bin nicht mehr für XY tätig. Mein/e Kolleg/in YY ist für Sie da" einsetzen.
Lesetipp: So gelingt die Abschiedsmail an Kollegen!
Englische Abwesenheitsnotiz
Englische Abwesenheitsnotiz mit Vertretung:
"Dear Sir or Madam,
thank you for your e-mail.
I am currently out of office and will be returning on XX.XX.XX. Your e-mail will not be forwarded.Therefore, e-mails will be answered with a delay. For urgent matters, please contact: Name (name@email.de).
Yours sincerely,
First and last name"
Eine Notiz ohne Vertretungsangabe:
"Dear Sir or Madam,
thank you for your e-mail.
I am currently out of office and will be returning on XX.XX.XX. Please note that your e-mail will not be forwarded. I will respond to your message upon my return.
Thank you for your understanding.
Yours sincerely,
First and last name"
5 No-Gos der Abwesenheitsnotiz
Von diesen No-Gos solltest du unbedingt die Finger lassen!
- Smileys: Du informierst Kollegen, Kunden und andere Geschäftskontakte über deine Abwesenheit – Smileys können dabei schnell unprofessionell wirken.
- Unangebrachte Ausrufezeichen: "Ich bin zurzeit nicht im Büro!! Sie erreichen mich ab dem XX. Januar wieder wie gewohnt!!" – wie bei Smileys auch, können zu viele Ausrufezeichen unseriös wirken und unter Umständen missverstanden werden.
- Aphorismen oder andere Zitate oder Gedichte: Dein Lieblingszitat von Goethe oder ein flotter Spruch über den kommenden Urlaub hat in der Abwesenheitsnotiz genauso wenig etwas zu suchen, wie detaillierte informationen über deinen Urlaub.
- Überflüssige Informationen: Du machst Urlaub in der Karibik? Toll! Genieße es, aber schreib es nicht in deine automatische Antwort – es ist einfach überflüssig.
- Ungewollte Botschaften senden: Ist die Abwesenheitsnotiz zu knapp, könnten Kunden und Kollegen das Gefühl bekommen, du möchtest einfach schnell weg und kümmerst dich nicht darum, was während deiner Abwesenheit passiert. Gefahren lauern auch bei vermeintlich lustigen Out-of-office-Nachrichten oder bei dem Hinweis, man könne dich im Urlaub über bestimmte Kanäle erreichen – das solltest du dir gut überlegen ...
