Die Kommunikation via E-Mail ermöglicht schnelles und unkompliziertes Austauschen – so die Theorie. In der Praxis geht das gerne mal in die Hose. "Senden" gedrückt und dann festgestellt, dass der erwähnte Anhang gar nicht dabei ist? Irgendwie peinlich. Oder einen Witz in einer E-Mail gemacht und andere haben alles für bare Münze genommen? Doof gelaufen.
Viele kennen solche Situationen sicherlich aus ihrem Job-Alltag. Wer ein paar Regeln einhält, kann die größten Fettnäpfchen in geschäfltlichen E-Mails vermeiden. Und wir verraten noch einen Tipp, mit dem du mehr Resonanz auf deine Mails bekommst ...
E-Mail-Knigge – Rund um die Nachricht
1. Betreffzeile
Worum geht es in der E-Mail? Die Frage stellst du dir am besten, bevor du den Betreff verfasst. Denn geheimniskrämerische oder schwammige Aussagen bewegen keinen Empfänger dazu, die E-Mail unbedingt öffnen und lesen zu wollen. Und: In der Masse an Mails, die jeder täglich bekommt, findet man so die wirklich gehaltvollen E-Mails schneller wieder.
2. Anrede
Eine persönliche Anrede zeigt dem Empfänger Wertschätzung und Höflichkeit. Bei Erstkontakt bist du mit dem klassischen "Sehr geehrter Herr xx" oder "Sehr geehrte Frau xx" auf der sicheren Seite, bei Mehrfachkontakt darf es unter Umständen auch lockerer sein. Sei vorsichtig mit "Liebe Frau xx" oder "Lieber Herr xx" – nicht jeder mag diese vertrauensvolle Anrede!
3. Inhalt
Schreibe was an Informationen relevant ist – nicht mehr und nicht weniger. Keine langen Schachtelsätze und Verkomplizierungen. Wie heißt es so passend: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Und ganz wichtig: Mache dein Anliegen klar! Erwartest du eine Antwort (von wem?), soll etwas getan werden (von wem bis wann?), etc.
Wird die E-Mail zu lang, stellt sich die Frage, ob der Inhalt nicht lieber persönlich bzw. am Telefon besprochen werden sollte. So lassen sich komplexe Inhalte schneller erklären. Ergebnisse können anschließend in einer Mail zur Information – kurz und knackig – zusammengefasst werden.
4. Absätze
Hast du Lust eine E-Mail zu lesen, in der 500 Wörter hintereinander weggeschrieben sind? Genau, niemand liest solche Textblöcke.
Unterteile das Geschriebene in sinnvolle Abschnitte. Taucht also ein neuer Gedanke, ein neuer Aspekt, etc. auf, beginnst du einen neuen Absatz. Gezielt gesetzte Fettungen sind ebenfalls hilfreich beim Lesen.
5. Schluss
Auch hier gilt wieder: Mit dem Klassiker "Mit freundlichen Grüßen" oder etwas weniger formell mit "Freundliche Grüße" machst du nichts falsch. Bei längerem E-Mail-Verkehr oder vertrauteren Kontakten ist auch ein "Beste/Herzliche/Viele Grüße" ein freundlicher Abschluss. Nach Ermessen kannst du auch Abwandlungen wie "Sonnige Grüße aus München" oder "Viele Grüße nach Berlin" einsetzen.
6. Signatur
Für geschäftliche E-Mails gelten dieselben formalen Anforderungen wie bei einem Geschäftsbrief. So gehören je nach Rechtsform bestimmte Angaben in die Signatur. Bei einer OHG und KG z. B. Name der Firma wie im Handelsregister eingetragen, die Handelsregisternummer, die Rechtsform, Sitz der Gesellschaft und das Registergericht.
In eine vollständige Signatur gehören zudem Vor- und Zuname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
E-Mail-Knigge – darauf solltest du noch achten
7. Empfängerkreis auswählen
Gehört jeder eingetragene Empfänger wirklich in die Mail? Überprüfe, für wen die Nachricht wichtig ist. Und wer gehört in CC (Abkürzung für carbon copy, zu deutsch Durchschrift) und wenn überhaupt, wer in BCC (Blind carbon copy = Blindkopie)?
In CC werden Adressaten eingetragen, für die Informationen aus dem Text relevant sind, aber nicht reagieren müssen. Wichtig: Jeder kann die E-Mail-Adressen in der CC-Zeile sehen! Das ist bei BCC nicht der Fall, nur Absender und BCC-Empfänger sehen das, daher wird dieser gerne für E-Mail-Verteiler genutzt.
Tipp: Trage die E-Mail-Empfänger erst am Schluss ein, wenn du fertig bist und Korrekturgelesen hast, denn bei einer unvorsichtigen Bewegungen kann man die Mail schon mal aus Versehen absenden ...
8. Korrekturlesen
Ja, die Rechtsschreibprüfung ist etwas Feines und eine gute Basis, um Fehler schnell zu erkennen. Doch auch dieses Programm kann nicht alles! Lies deine Mail noch einmal durch, bevor du sie abschickst und checke dabei Orthografie und Interpunktion.
9. Verzichte auf Ironie
Humor ist etwas sehr Individuelles und schwer schriftlich zu übertragen, genauso verhält es sich auch mit Ironie! Auch wenn man es nach eigenem Empfinden sehr deutlich macht, ist es für die Empfänger schwer herauszulesen. Also, auch wenn es manchmal schwerfällt: Lasse die Ironie (und Witze generell) aus den Mails.
10. Lesebestätigung weglassen
Einige Absender wollen auf Nummer sicher gehen und fordern eine Lesebestätigung an. Das mag für denjenigen zwar praktisch sein, doch der Empfänger fühlt sich möglicherweise kontrolliert und auch unter Druck gesetzt, schnell zu antworten. Das führt nicht unbedingt zur gewünschten Reaktion, sondern kann nach hinten losgehen.
11. Anhänge vermeiden
Wenn es erforderlich ist, hänge Dateien an die Mail. Diese sollten nicht zu groß sein (z. B. mehr als 10 MB), damit sie den Adressaten nicht unnötig lange aufhalten. Bei großen und vielen Anhängen ist es sinnvoller, auf Cloud-Dienste zurückzugreifen.
12. Keine Emoticons und Versalien
Von einigen geliebt, von anderen gehasst, sind sie in Messenger-Chats mittlerweile normal – in Geschäftsmails unprofessionell. Verzichte auf Smileys & Co., sie gehören dort nicht hin. Auch Wörter in Großbuchstaben geschrieben, gelten als Schreien, wirken also eher aggressiv und das ist alles andere als höflich und angemessen.
E-Mail-Knigge für Empfänger
Auch als Empfänger einer E-Mail kann man einige Fauxpas begehen. Ein paar Tipps:
- 13. Antwortzeit: Wir bekommen alle viele Mails am Tag. Da gilt es gut zu sortieren und zu priorisieren. Gerade dringende Anfragen per Mail sollten zügig bearbeitet werden – wie schnell, hängt von verschiedenen Umständen ab. Generell gilt, dass Mails innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden sollten, manchmal reicht auch erst mal eine Eingangsbestätigung oder ein "Ich werde mich kümmern" als Antwort.
- 14. Gruppenmails: Meistens führt das Antworten über "Allen Antworten" zu vielen genervten Menschen und einer Mailflut im Postfach. Frage dich also vorher, ob deine Antwort für alle interessant ist und ob überhaupt eine Reaktion von deiner Seite aus nötig ist.
- 15. Höflichkeit: In jedem Fall gilt auch als Empfänger, höflich zu bleiben bei der Antwort und ebenfalls auf Blockschrift, Emoticons und Ironie zu verzichten.
E-Mail-Knigge – So bekommst du mehr Antworten
Oftmals bleibt den Empfängern keine Zeit, um auf Mails zu antworten, manchmal ist die Zuständigkeit bei mehreren Adressaten unklar oder der Empfänger hat deine Mail noch nicht gelesen.
Gründe, keine Antwort zu bekommen, gibt es viele. Eine Auswertung der E-Mail-Software Boomerang hat jedoch gezeigt, dass eine Kleinigkeit am Ende der Mail die Chance erhöht, eine Antwort zu bekommen. Und diese Kleinigkeit nennt sich Dankbarkeit. Die höchste Antwortrate hatten diejenigen, die ein "Danke im Voraus" (65,7 Prozent) am Schluss stehen hatten, gefolgt von "Danke" mit 63 Prozent und "Ich danke Ihnen" mit 57,9 Prozent.
Tipp: Eine Besonderheit sind Abschiedsmails. Hier findest du eine kleine Anleitung für die Abschiedsmail an Kollegen! Du fühlst dich unwohl auf der Arbeit? Noch mehr Tipps für deine Karriere findest du im Selbstmarketing und hier erste Hilfe bei Angst vor der Arbeit.
