Einstieg
Welche Pannen dürfen mir auf gar keinen Fall beim Vorstellungsgespräch passieren?Warten Sie, bis Ihnen ein Platz angeboten wird, sonst setzen Sie sich womöglich auf den Chefsessel. Kaffee oder Tee? Sagen Sie Ja, das sorgt für eine gute Atmosphäre. Aber rauchen sollten Sie nicht, egal, wie nötig Sie eine Zigarette haben. Höchstens wenn ihr Gesprächspartner selbst raucht und Ihnen eine Zigarette anbietet. Kommen Sie nicht zu spät, und nehmen Sie sich in jedem Fall unbegrenzt Zeit, auch wenn Sie dadurch vielleicht einen Zug verpassen. Wenn Sie sagen, ich muss los, haben Sie sich vermutlich für immer verabschiedet.
Was tun, wenn ich neu bin?Kommen Sie ihren Kollegen nicht zu häufig mit dem Satz: "In meiner alten Firma..." Sie müssen nicht alles gleich verändern, auch wenn Sie jede Menge Vorschläge zur Verbesserung haben. In den ersten hundert Tagen sollten Sie die Antennen auf Empfang stellen und erst mal alle Sitten und Gebräuche, Regeln und Normen erkunden, sonst können Sie die tollste Arbeit leisten und trotzdem alles falsch machen. Feiern Sie Ihren Einstand nicht gleich am ersten Tag, sondern nach der Probezeit und erkundigen Sie sich, wie an Ihrem neuen Arbeitsplatz gefeiert wird. Nicht dass Sie morgens mit Sekt dastehen und keiner kommt, weil sonst immer erst kurz vor Feierabend angestoßen wird.
Kollegen
Wie achte ich die Privatsphäre der Menschen, mit denen ich arbeite?Schreibtische sind Reviere! Verändern Sie nichts auf einem fremden Schreibtisch, und stellen Sie nicht wie selbstverständlich Ihre Tasche oder einen Ordner auf die Arbeitsfläche, selbst wenn Sie Ihrer Kollegin etwas zeigen wollen. Stress gibt es immer dann, wenn Sie Ihren Kollegen körperlich zu nahe kommen: Die meisten Menschen empfinden es als unangenehm, wenn nicht mindestens eine Armlänge Sicherheitsabstand gehalten wird. Zu den Regeln im Büro gehört auch, dass Sie kurz den Raum verlassen, wenn Sie von Husten- oder Niesanfällen attackiert werden.
Wie werde ich eine Kollegin los, die ständig bei mir im Zimmer steht?Wenn Sie gerade in einem Gespräch sind und Ihre Kollegin stellt sich einfach dazu und missachtet die "Distanzzone", dann fragen Sie: "Kann ich Ihnen helfen?", oder sagen Sie: "Ich komme gleich." Auch wenn Sie allein sind, können Sie der Klette zu verstehen geben, dass Sie zu tun haben. Vertrösten Sie sie dabei nicht auf später, wenn Sie keinen Wert auf engeren Kontakt legen, sondern ziehen Sie deutliche Grenzen.
Soll ich mich wehren, wenn ich von den Älteren geduzt werde?Dagegen können Sie kaum etwas tun. Auch wenn Ihnen selbst das Du angeboten wird, können Sie es schlecht ablehnen. So eine Verweigerung ist fast immer mit schrecklichen Peinlichkeiten verbunden. Am einfachsten ist es, wenn sich alle im Betrieb siezen. Wenn es mit "Du" und "Sie" durcheinander geht, fällt neuen Kollegen die Orientierung schwer: Am besten, Sie suchen sich eine Kollegin, zu der Sie bereits Vertrauen gefasst haben, und lassen sich über die Anrede-Gewohnheiten aufklären.
Muss ich zu jedem Umtrunk gehen?Auf alle Fälle sollten Sie sich entschuldigen, wenn Sie nicht kommen. Und zwar persönlich: "Vielen Dank für die Einladung, aber ich habe leider einen Termin." Wenn Sie aber hingehen, sollten Sie mindestens eine Viertelstunde bleiben. Wenn Sie früher wieder wegmüssen, dann stehlen Sie sich nicht einfach davon, sondern begründen Sie ihre Unruhe: "Ich muss unbedingt noch etwas fertig machen."
Was kann ich tun, wenn ich beim Lästern erwischt worden bin?Sie haben etwas Negatives über eine Kollegin gesagt, die direkt hinter Ihnen stand? In dieser Albtraum-Situation gibt es nur noch eins: Lassen Sie es auf sich beruhen. Scheinheilige Entschuldigungen wie "Tut mir Leid, ich hab's nicht so gemeint" können Sie sich dann auch sparen. Wenn es Ihnen wirklich Leid tut, beweisen Sie Ihrer Kollegin in der Zukunft, dass Sie hilfsbereit, offen und loyal sind.
Begegnungen
Darf ich mich verstecken, wenn auf dem Weg zur Arbeit eine Kollegin naht?Gehen Sie zu ihr und sagen Sie Hallo, auch wenn Sie ein Morgenmuffel sind. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre Kollegin angesprochen werden möchte, dann versuchen Sie Blickkontakt aufzunehmen. Schaut die Kollegin gleich wieder weg, ist das ein deutliches Zeichen, aber Sie haben es wenigstens versucht. Wenn Sie vorn aus einem Bus oder U-Bahn-Wagen aussteigen, in dem auch eine Kollegin saß, wäre es nett, wenn Sie warten würden. So haben sich schon wunderbare Fahrgemeinschaften ergeben. Haben Sie darauf nun wirklich absolut keine Lust, dann müssen Sie wohl eine frühere Bahn nehmen.
Wie meistere ich die Fahrstuhl-Falle?Viele Kollegen bekommen schon allein bei dem Gedanken an ein Zusammentreffen auf engstem Raum Beklemmungen, daher die verkrampfte Situation. Grüßen Sie, wenn Sie den Aufzug betreten, danach ist Umdrehen in Richtung Tür erlaubt. Keiner verlangt von Ihnen, dass Sie den Unterhalter spielen, um die Zeit zu überbrücken. Beim Aussteigen Verabschieden nicht vergessen. Besonders nette Menschen fragen den Zusteigenden, in welche Etage er möchte, um dann den Knopf zu drücken.
Wie reagiere ich auf ein freundlich dahingesagtes "Wir sollten mal gemeinsam in die Kantine gehen"?Überlegen Sie ganz genau, ob Ihre potenzielle Essensverabredung es wirklich ernst meint. Insistieren Sie nicht sofort, sondern warten Sie ein paar Tage und haken Sie nur nach, wenn Sie auch wirklich Lust auf das Treffen haben. Während Ihres Arbeitstages müssen Sie mit so vielen Menschen auskommen, da ist es in der Mittagspause erlaubt, Nein zu sagen, wenn Sie Ihre Zeit allein oder mit anderen Kollegen verbringen wollen. Sagen Sie: "Ich gehe immer mit der Kollegin Soundso essen oder mit dieser kleinen Gruppe, das würde ich gern so beibehalten." Damit signalisieren Sie auch, dass man sich dieser Gemeinschaft nicht einfach ohne Einladung anschließen kann.
Telefon
Hallo?Gehen Sie den ersten Kontakt ruhig und freundlich an. Ich melde mich mit: "Hamburger Institut für Rhetorik. Ich bin Ute Brockdorff. Guten Tag." Auch am Ende des Gesprächs sollten sie nichts überstürzen: Niemand will Ohrenzeuge sein, wenn der Hörer auf die Gabel knallt. Das wirkt wie eine vor der Nase zugeschlagene Tür. Einen kurzen Moment warten, dann auflegen!
Wie werde ich Anrufer los, wenn ich selbst nicht helfen kann?Sagen sie nie: "Dafür bin ich nicht zuständig." Nennen Sie den Namen des Kollegen, der sich um Ihren Gesprächspartner kümmern wird, kündigen Sie an, dass Sie den Anruf gleich weiterleiten. Drücken Sie das Gespräch nicht einfach weg, sondern informieren Sie den Anrufer über das, was mit ihm passiert. Dann lässt sich sogar die Warteschleife besser ertragen. Halten Sie nicht die Hand über die Muschel. halb verständliches Gemurmel hört sich immer an, als würde negativ über den Anrufer gesprochen.
Wie vertröste ich meinen Gesprächspartner auf einen späteren Termin, ohne unzuverlässig zu wirken?Ein knappes "Ich rufe zurück" genügt nicht. Nur wenn Sie hinzufügen "bis spätestens 14 Uhr", ist das Rückruf-Versprechen perfekt. Das ist dann allerdings eine feste Verabredung! Es verpflichtet Sie, um 13.59 Uhr einen Zwischenbescheid zu geben, auch wenn Sie noch keine neuen Informationen haben. Eine genaue Angabe, bis wann Sie sich wieder melden, sorgt auch auf Anrufbeantwortern für Klarheit.
Was tun, wenn die Kollegin dauernd privat telefoniert?"Na, Schatzi"-Telefonate sollten Kollegen auf keinen Fall zugemutet werden. Private Gespräche müssen ab und zu mal sein, aber dann bitte möglichst knapp und sachlich. Wenn Ihre Kollegin privat telefoniert, können Sie peinliche Situationen vermeiden, indem Sie selbst das Zimmer verlassen und ein bis zwei Minuten draußen bleiben. Jede halbwegs höfliche Kollegin wird ihr Telefonat dann schnell beenden, um Sie nicht länger von der Arbeit abzuhalten.
Darf ich mein Handy in einer Konferenz anlassen, wenn ich einen wichtigen Anruf erwarte?Handyklingeln in der Konferenz stört immer. Sagen Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie für die Zeit der Konferenz nicht erreichbar sind. Das muss möglich sein, wenn Sie sich danach oder in einer Pause sofort melden. Ihr Handy sollten Sie wirklich nur anstellen, wenn es mit einem Vibrations-Alarm ausgestattet ist. Geben Sie keine Erklärungen ab, das stört mindestens so wie das Klingeln, sondern verlassen Sie diskret den Raum, um den Anruf entgegenzunehmen.
Netiquette
Wie schnell müssen E-Mails beantwortet werden?Schnell. Der E-Mail-Briefkasten sollte mindestens zweimal am Tag geleert werden. Morgens, mittags und am besten noch einmal abends. Wenn Sie nicht sofort antworten können, schicken Sie einen kurzen Zwischenbescheid. Sollten Sie ein paar Tage nicht da sein: Eine Abwesenheitsinformation, die automatisch mitteilt, ab wann Sie wieder erreichbar sind, ist eine prima Sache. Wenn die Korrespondenz schon eine Weile hin- und hergegangen ist, löschen Sie die alten Mitteilungen, damit sie nicht immer mitgeschleppt und vielleicht sogar ausgedruckt werden.
Wie viel Mühe muss ich mir beim Schreiben von E-Mails geben?Eine E-Mail sollte so sorgfältig verfasst werden wie ein Brief. Also mit korrekter Anrede und ohne Fehler. Auch die Betreff-Zeile sollten Sie immer ausfüllen, damit Ihre Nachricht gleich richtig eingeordnet und bei Bedarf wiedergefunden werden kann. Großbuchstaben bitte nicht als gestalterisches Mittel einsetzen, das wirkt wie Geschrei. Auch wenn E-Mails eine schnelle Form der Kommunikation sind, vermeiden Sie Abkürzungen, die nicht für interne Begriffe stehen und Ihrem Mail-Partner vielleicht gar nicht vertraut sind: M f G kann schließlich auch Mitfahrgelegenheit heißen. Verabschieden Sie sich "Mit freundlichen Grüßen".
