Smileys
Grundsätzlich gilt: Verwenden Sie Smileys - wenn überhaupt - nur sehr sparsam. Im Job sind sie zumindest im Kontakt zu Vorgesetzten, Kunden oder Auftraggebern tabu, es sei denn, Sie haben ein sehr lockeres, informelles Verhältnis. Smileys wirken schnell unprofessionell und albern. Verzichten Sie vollständig darauf, wenn Sie ein ernstes Anliegen haben, also beispielsweise ein Problem schildern oder um eine sachliche Auskunft bitten. Machen Sie sich außerdem klar: Ein "vielen Dank" spricht für sich, und muss nicht zusätzlich mit einem Smiley garniert werden. Tipp: Gewöhnen Sie sich am besten schon im privaten Mailverkehr einen dosierten Umgang mit Smileys an. Dann fällt es Ihnen auch im Job leicht, darauf zu verzichten.
Abkürzungen
Abkürzungen zu verwenden, ist intern völlig in Ordnung: Sie können damit - besonders als Neuling - zeigen, dass Sie den Betriebs-Jargon draufhaben. Außerdem signalisieren Sie, dass Ihre Zeit kostbar ist: PSE zu schreiben statt "Projekt Systemerneuerung", spart eine Menge Anschläge. Im Außenkontakt werden Projekte trotzdem immer mit vollem Namen genannt - es sei denn, die Abkürzung hat sich bei allen Beteiligten eingebürgert.
Beliebt, verbreitet und anerkannt: Grüße am Ende einer Mail an Kollegen mit "LG" abzukürzen. Im Kontakt nach außen sind solche Abkürzungen zwar kein grober Verstoß gegen die E-Mail-Etikette, können aber schnell zu lässig wirken. Besser: Schreiben Sie "Liebe Grüße" aus, oder sonst "Viele Grüße", wenn es etwas unverbindlicher sein soll. Der Standardgruß zum Abschluss einer Mail lautet noch immer "Mit freundlichen Grüßen". Wenn es Ihnen zu mühsam ist, diese drei Worte immer wieder einzutippen, nehmen Sie diese Formulierung einfach in Ihre Signatur auf, die Sie am Ende in die Mail einfügen. Clevere Alternative: Falls Sie Ihre Mails in Outlook schreiben, genügen die drei Buchstaben "mfg" und die Return-Taste - schon haben Sie "mit freundlichen Grüßen" daraus gemacht.
Übliche Abkürzungen wie z.B. oder ggf. können Sie - außer in Mails mit sehr formellem Zweck, wie zum Beispiel bei Bewerbungen - jederzeit einsetzen. Eine Mail sollte damit aber nicht gespickt sein. Ein Satz wie "Falls Sie evtl. Interesse haben - z.Z. bin ich sehr beschäftigt, könnte Ihnen das Projekt aber ggf. später, z.B. ü.morgen o. sonst nä. Wo. erläutern" ist eine Zumutung für den Leser.
Klammern
Einen Sachverhalt in Klammern zu setzen, kann unterschiedlich vom Leser interpretiert werden - im Zweifel bedeutet es für ihn "ist wohl nicht so wichtig" oder "kann ich ruhig überlesen". Das sollte Ihnen klar sein, bevor Sie (Halb-)Wichtiges in Klammern setzen. Tipp: Überlegen Sie, welche Sachverhalte wirklich in die Mail müssen - und ob Sie das "Geklammerte" nicht lieber ganz weglassen und eventuell für das nächste Gespräch vormerken.
Großbuchstaben
"WICHTIG: Das Projekt xy wird vorgezogen!" In diesem Fall ergibt das Verwenden von Großbuchstaben Sinn, denn es wird dosiert eingesetzt und signalisiert dem Leser, dass erhöhte Aufmerksamkeit gefordert ist. Auch für Abkürzungen (s.o.) sind Großbuchstaben hilfreich, ansonsten überfrachten sie eine Mail schnell. Außerdem geben sie dem Leser das Gefühl, er werde genötigt: Im Internet bedeuten Großbuchstaben, jemanden anzuschreien.
Pünktchen
"Das ist eine gute Idee..." Klar, man kann hier Pünktchen setzen. Aber es wirkt doch eher unentschieden in einer beruflichen Mail. Stehen Sie zu Ihren Aussagen, und verwenden Sie Pünktchen wirklich nur dann, wenn sie einen Zusatznutzen bringen - oder wenn Sie mit Kollegen scherzen: "Das bleibt unser süßes Geheimnis..."
Ausrufungszeichen
Hinter Anreden wie "Sehr geehrter Herr Maier" sind sie fast ausgestorben, üblicherweise wird ein Komma verwendet. Ein Ausrufungszeichen ist aber nicht falsch und kann appellativen Charakter haben. Wenn Sie also in einer ernsthaften, gewichtigen Angelegenheit schreiben - nehmen Sie ruhig einmal das Ausrufungszeichen nach der Anrede anstatt des üblichen Kommas.
Für den Fließtext gilt: Nie mehr als ein Ausrufungszeichen auf einmal verwenden, alles andere wirkt nötigend auf den Leser. Und die Ausrufungszeichen nur bei Aussagen verwenden, die Sie tatsächlich auf eine besondere Weise unterstreichen möchten - nicht ständig! Ein inflationärer Gebrauch wirkt hektisch! Und aufgeregt!
Formatierungen
Farbige Hintergründe, unterschiedliche Schriftarten, poppige Schriftfarben: E-Mail-Programme bieten dem Nutzer eine Vielzahl individueller Gestaltungsmöglichkeiten. Auch hier gilt: Weniger ist mehr, es sei denn, Sie sind in einem gestalterischen Beruf tätig, und die Aufmachung Ihrer Mails ist zugleich Aushängeschild Ihrer Fähigkeiten. Das heißt: Färben Sie Ihren Hintergrund nicht ein, das erschwert die Lesbarkeit. Nutzen Sie als Schriftart eine der gängigen, also zum Beispiel Courier, Arial oder Times New Roman, denn auch eine ungewöhnliche Schrift erschwert die Lesbarkeit.
Die Verwendung unterschiedlicher Schriftfarben kann sinnvoll sein, etwa, wenn Sie Teile einer Mail bei Ihrer Antwort zitieren, oder einer längeren Mail Struktur geben wollen. Hierfür eignet sich auch das Kursivieren und Fetten bestimmter Passagen. Wenn Sie Schriftfarben verwenden, um Ihre Antwortpassagen zu kennzeichnen, bleiben Sie am besten bei einer Farbe. Und wählen Sie nach Möglichkeit eine angenehm lesbare, also zum Beispiel Blau oder Dunkelgrün.
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