Irene Oksinoglu, was versteht man bei Otto unter New Work?
Wir fassen den Megatrend New Work für uns unter dem Begriff Future Work zusammen, um zu schauen, wie wir diese Entwicklung für Otto übersetzen können. Ganz konkret wurde dafür die Future Work-Initiative gegründet, um alle stattfinden Maßnahmen zu priorisieren und zu sortieren. Wir verstehen diese Initiative als einen Prozess, der lange dauern wird. Otto hat das Thema aufgegriffen, als unsere Büroflächen verändert wurden und dabei aufgefallen ist, dass hübsche Möbel nicht helfen, wenn diese nicht auch effektiv genutzt werden. Das war der Punkt, an dem wir erkannten, dass wir uns auch um die Themen Haltung und Mindset kümmern müssen. So haben wir Ende 2017 Future Work als Kerninitiative ausgerufen und ich habe die Leitung übernommen.
Wie genau ist Ihre Future Work-Gruppe aufgestellt?
Mein Team ist crossfunktional zusammengesetzt und sehr flexibel insofern, dass wir Leute hinzuholen, die wir gerade als Experten für die Bearbeitung eines besonderen Themas brauchen. Das Kernteam besteht aus einem Mitarbeiter des Flächenmanagements und jeweils einem Experten aus der IT, dem Change-Management und aus der Unternehmenskommunikation.
Welche Inhalte bearbeitet Future Work?
Wir fassen unter Future Work drei Säulen zusammen: Raum, Digitalität und Kultur. Die erste Säule, Raum, bezeichnen wir auch als Activity Based Working. Wir sehen unsere Räume bei Otto als ein Multispace-Konzept. In dem ich zu jedem Zeitpunkt die Arbeitssituation vorfinden kann, die ich brauche, um meine Arbeit bestmöglich zu erfüllen. Wir haben unsere Flächen im Konzern deshalb sehr vielfältig gestaltet, um je nach Bedürfnis den richtigen Arbeitsplatz auswählen zu können: Wenn ich konzentriert und fokussiert arbeiten möchte, gehe ich zu Ruhearbeitsplätzen, wenn ich ein vertrauliches Gespräch führen möchte, gibt es dafür entsprechende Räume oder Telefonbuchsen, wenn ich Projektarbeit leisten möchte, treffe ich mich mit meinen Kollegen auf den Projektflächen, für Kreativarbeit gibt es Räumlichkeiten, wo man brainstormen und Wände beschriften und bekleben kann.
Gibt es dieses Angebot bei Otto zusätzlich zu dem festen eigenen Schreibtisch?
In Zukunft nicht mehr. Wir gestalten gerade alle Flächen um und die neuen Flächen unterstützen das Sharing-Prinzip. Da schaue ich, was ich für meinen Tagesablauf geplant habe und suche mir dementsprechend meine Flächen. Alle Arbeitsplätze sind mit der gleichen Technik ausgestattet. Das zieht sich sogar über unseren ganzen Campus, wir haben draußen einen Boulevard und eine Gartenanlage mit wasserdichten Steckdosen. Und gerade nachmittags kann man die Räumlichkeiten der Kantine oder der Bistros auch als Arbeitsplatz nutzen. Dazu kommt der mobile Raum. Sprich Co-Working Spaces oder Home-Office, also das ganze Thema des mobilen Arbeitens.
Als zweite Säule bezeichneten Sie den Begriff Digitalität.
Die Themen Digitalität oder Digital Office beeinflussen unsere Arbeit stark. Wir fassen darunter all die technischen Möglichkeiten, die wir uns zunutze machen, um unsere Arbeitsprozesse möglichst einfach zu gestalten. Dabei ist es uns wichtig, dass nicht wir uns von der Technik leiten lassen, sondern dass wir die Technik für uns aktiv selektieren. Aktuell heißt das, dass wir Office 365 einführen. Weil wir damit unsere Kommunikation effizienter gestalten und das Thema Transparenz fördern können. Digitalisierung bedeutet auch, Wissen und Informationen teilen zu können, um produktiver zu sein. Mit Office 365 haben wir Daten in der Cloud, können mobiles Arbeiten unterstützen und kollaborierend zusammenarbeiten, weil wir gemeinsam an Unterlagen herankommen. Ich kann von jedem Endgerät auf meine Daten zugreifen, das ist im Erleben so schön und so einfach: Beispielsweise, wenn ich über mein Diensthandy eine PowerPoint-Präsentation bearbeite und diese zeitgleich auch in der Cloud für andere Kollegen zugänglich ist. Die Themen vernetztes Arbeiten und Real-Time-Arbeiten sind wichtig für uns.
Fehlt noch die dritte Säule: Kultur.
Hierunter fassen wir das nötige Mindset zusammen, dass es braucht, um die Veränderungen positiv aufzunehmen. Wir prüfen, welche Verhaltensmuster es zu hinterfragen, zu überdenken und verändern gilt, um die Inhalte der Säulen Raum und Digitalität bestmöglich nutzen zu können. Und da stellen wir grundsätzlich den Menschen in den Mittelpunkt. Weil wir hier natürlich unterschiedliche Generationen und Persönlichkeiten unter den Mitarbeitern haben und unterschiedliche Aufgaben erfüllt werden müssen. Wir sind fest überzeugt, dass es keine pauschalen Antworten gibt. Wichtig ist aber zu prüfen, wo eine Haltungsänderungen nötig ist. Und das ist die Aufgabe von Kultur. Und natürlich sind alle drei Säulen miteinander verwoben.
Wie werden die Mitarbeiter von Otto in den Veränderungsprozess eingebunden?
Es gab eine Auftaktveranstaltung, auf der wir die drei Säulen kommuniziert, aber auch die Umzüge auf die neuen Arbeitsflächen angekündigt haben. Die weitere Einbindung der Mitarbeiter geschieht proaktiv, aber auch passiv. Wir berichten regelmäßig im Rahmen eines Future Work-Blogs und in unserem Intranet. Die Umzüge der Teams werden eng und individuell von der Change-Abteilung und den Umzugsbeauftragen begleitet. Dabei gucken wir, dass wir Raum für alle Fragen geben und auf alles eine Antwort finden. Wir geben den Kollegen Zeit, sich an neue Räume zu gewöhnen, so dass Dinge, die erst neu und anders wirken, mit der Zeit auch ganz normal und selbstverständlich werden können. Die technische Umstellung auf Office 365 haben wir in einer verpflichtenden Kick-Off Veranstaltung angekündigt, bei der wir auch nochmal auf das Thema Haltung eingegangen sind. Wir haben erklärt: Warum machen wir das? Wieso halten wir es für notwendig, unsere Arbeitsweise zu verändern? Denn wir beschäftigen uns mit dem Thema New Work ja nicht, weil wir davon in den Medien viel lesen, sondern weil wir es auch brauchen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Wir machen viel sichtbar und transparent und lassen diejenigen darüber erzählen, die den Prozess schon erleben.
Welches Feedback gibt es von den Mitarbeitern zu den Veränderungen?
Sie freuen sich. Viele sagen, dass sie bei Otto arbeiten, weil ihnen die Atmosphäre wichtig ist. Und diese Atmosphäre wird auch mit Future Work verbunden. Einige Kollegen nehmen Office 365 sehr dankbar an, probieren es ganz mutig aus und organisieren sich dementsprechend um, weil sie den Mehrwert erkennen. Andere müssen sich mit den neuen Tools erst zurechtfinden und diesen Kollegen geben wir die Zeit dafür. Das schönste Feedback war, als unser Vorstand Katy Roewer kommunizierte, dass wir mit dem Future Work-Projekt nominiert sind für den Xing New Work-Award und sich alle Kollegen aus anderen Abteilungen mit uns gefreut haben.
Weshalb ist Future Work für den Preis nominiert?
Warum sich die Jury für uns entschieden hat, weiß ich natürlich nicht. Ich kann zwei Dinge sagen, die wir anders machen: Wir formen das Gesamtbild. Viele verstehen unter New Work nur neue Flächen und neue Büromöbel, oder neue IT-Systeme oder nur die Arbeitskultur. Aber in unserem Future Work-Dreiklang greifen die drei Säulen Hand in Hand. Und wir gehen ein auf den Menschen. Wir achten auf individuelle Bedürfnisse und versuchen, nicht zu pauschalisieren. Wir wollen uns nicht treiben lassen von Trends, sondern schauen, was zu der bestehenden Otto-Kultur passt.
Wir bei der BRIGITTE Academy schauen immer besonders auf die Rolle der Frau. Welche Chancen bietet Future Work Frauen bei Otto?
Unabhängig von Future Work gibt es diverse Programme bei Otto, die Frauen und gerade Mütter fördern und unterstützen. Zum Beispiel flexible Arbeitsmodelle, viel Home Office-Möglichkeiten und flexible Verträge. Wir sehen den Mehrwert und die steigende Motivation dadurch, dass die Arbeit zum Privatleben passt. Mit Katy Roewer haben wir auch einen Vorstand, die in einer 80%-Stelle arbeitet. Das ist eine schöne Vorbildfunktion. Future Work setzt eher Akzente durch Haltungsthemen, weil wir anerkannt haben wollen, dass von überall produktiv gearbeitet wird. Nicht nur vor dem Bildschirm am Schreibtisch. Am Ende des Tages geht es einfach nur darum, dass die Ergebnisse stimmen.
Danke für das Gespräch, Irene Oksinoglu
