Britta Balogh: „Kleide Dich nicht für die Position, die Du inne hast, sondern für die, die Du erlangen möchtest“

Als Karrierebegleiterin und Coach weiß Britta Balogh, wie wichtig die richtigen Umgangsformen für das Erreichen persönlicher und beruflicher Ziele sind. Für die BRIGITTE Academy hat sie ihre wichtigsten Tipps zusamengefasst:

Brauchen wir eigentlich noch Umgangsformen – im lockeren Facebook- und Turnschuh-Zeitalter?

Ich meine ja, Umgangsformen sind essentiell, weil sie uns helfen, uns voranbringen und das Miteinander angenehm machen. Fachwissen allein reicht nicht, soziale Kompetenzen, sogenannte „Soft Skills“ sind Schlüsselqualifikationen und im Berufsalltag Entscheidungskriterien. Das Wissen und der gelungene Einsatz der Business Etikette sind wesentliche Erfolgsfaktoren.

Das Manager Magazin schreibt:

Das Beherrschen moderner Umgangsformen im Berufsleben ist ein absolutes Muss.

Berufstätige - vom Assistenten bis zum Topmanager - die der Business-Etikette nicht mächtig sind, provozieren peinliche Situationen, geben ihr Unternehmen der Lächerlichkeit preis und beschädigen das Image der Firma und schlimmstenfalls ihrer eigenen Karriere.

Freiherrn Knigge sagt man nach, dass er uns Benimmregeln an die Hand gegeben hat und hält ihn für den „Benimm-Papst“. Er war ein scharfer Beobachter und manches, was er sah und wahrnahm, missfiel ihm. Er wollte Abhilfe schaffen. 1788, als er das Buch „Über den Umgang mit Menschen“ schrieb, wollte er den Bürgern etwas an die Hand geben, damit sie es leichter hätten; Leichter, um zum Fürsten vorgelassen zu werden, damit sie ihr Anliegen vortragen könnten. Die Höflinge machten sich häufig lustig über die Unwissen- und Unbeholfenheit der Bittsteller am Hof und so ließ man sie gar nicht erst vor. Ebenso schrieb er ein Buch für seine Töchter, damit sie es leichter in der Gesellschaft hätten und sie der Gesellschaft angenehm seien. Das war sein Anliegen, keine Benimm-Regeln.

Ich beobachte, dass Beides nach wie vor auch in unserer Zeit zutreffend ist. Auch wir möchten durch Türen gelangen, um Gespräche zu führen: zum Zwecke der Akquisition, des Verkaufs, von Verhandlungen oder Personalgesprächen bis hin zu persönlichen Gesprächen und Smalltalk. Unser Renommee, unser Standing und unseren Erfolg erlangen wir nur, indem wir die Anerkennung unserer Gesprächspartner, Vorgesetzten und der Gesellschaft erlangen.

Nach einem Vorstellungsgespräch geht der Personalleiter mit dem Bewerber nicht Mittagessen, weil sie/er ihn so furchtbar nett findet und großzügig ist. Er geht Mittagessen, um zu sehen, welche (Tisch-)Manieren der Bewerber hat. Daran kann er ablesen, ob er zu der Firma und ins Team passt, er zu Kunden geschickt werden oder man ihn mit dem Vorstand zusammenkommen lassen kann. Auf diese Probe sollte man eingestellt sein und die Gepflogenheiten geübt haben.

Wer Karriere machen will, sollte die Businessregeln beherzigen und sich über den Auftritt im Netz und in Social Media Gedanken machen.

Zurück zu den Turnschuhen und der heutigen Ansprache per Du. Dies ist im Wesentlichen von jungen Leuten, Jungunternehmern und der Start-Up-Branche losgetreten worden. Sie macht es sich zu Nutze, um auf einer scheinbar persönlichen Ebene zu kommunizieren und dadurch Nähe und Vertrautheit entstehen zu lassen. Allerdings sollte man nie jemanden ungefragt duzen, denn das ist übergriffig und respektlos. Deshalb bleibe ich auch hier beim Sie. Auf der anderen Seite steht der große Anteil der „traditionellen Gesellschaft“, deren Umgangsformen formeller, bzw. traditioneller sind.

Insofern mögen legere Umgangsformen für den einen lässig und zeitgemäß sein. Das ist die eine Seite der Medaille, die für den Einzelnen ja durchaus richtig und stimmig sein mag. Die Frage ist, wie sieht es mit der anderen Seite der Medaille aus? Empfindet das mein Gegenüber genauso oder hat sie/er vielleicht eine andere Vorstellung, eine andere Erwartungshaltung und ein anderes Respektverständnis? Wir sollten immer über beide Seiten der Medaille nachdenken.

Das Thema Begrüßung, sich und andere vorstellen ist eines der schwierigsten und nimmt deshalb in meinen Seminaren viel Zeit und Bedeutung ein. Eine Grundregel im Business ist: alles geschieht hierarchisch, nicht nach der Geschlechterrolle. Das heißt, der Rangniedrigere grüßt den Ranghöheren. Sie grüßen Ihre Chefin/Ihren Chef als ersten, Chefin oder Chef entscheidet, ob sie/er Ihnen die Hand reicht.

Als Gastgeber, sei es in der Firma, im Restaurant oder privat lässt man den Gast immer über die Schwelle ins Haus treten und reicht dann als erster die Hand. Das heißt, wenn Sie zu einem Gespräch zum Kunden kommen, sollte Ihr Gesprächspartner Ihnen als erster die Hand reichen. Kommt eine Delegation zu Ihnen in die Firma und Sie empfangen sie, reichen Sie zuerst die Hand. Aber wem zuerst, wenn z.B. ein 35-jähriger Geschäftsführer mit seiner 52-jährigen Assistentin und dem 45-jährigen Abteilungsleiter zu Ihnen kommt? „Ladies first“ ist hier fehl am Platze, denn wir gehen ja rein nach der Hierarchie. Also kommt zuerst der Jüngste dran, denn er ist der Geschäftsführer und damit der Ranghöchste, dann der Abteilungsleiter und dann die Assistentin. Von diesem Beispiel gibt es viele. Aber ist das wichtig? Brauchen wir diese Regeln noch und kennt sie überhaupt noch jemand?

Die Business- und gesellschaftlichen Spielregeln kennen viele und legen großen Wert auf sie. Die Kenntnis um die Etikette ist nicht nur für die Mitmenschen angenehm, sie zeigt auch den Grad der Bildung, der Erziehung und den Wunsch, in einem guten Licht zu erscheinen, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen und in „der Gesellschaft“ mitzuspielen. Der bleibende Eindruck ist genau das, was für uns im Berufsleben so wichtig ist. Damit heben wir uns von der Masse ab. Was also tun, wenn der andere die Regeln nicht kennt? Wahrnehmen! Achten Sie auf Situationen und Momente, die unklar sind oder in denen Sie merken, dass Ihr Gegenüber die Regeln nicht kennt. Registrieren Sie dies und gehen darauf ein. Eine ausgestreckte Hand ergreift man immer, egal ob es richtig oder falsch ist. Sie zurückzuweisen mit dem maßregelnden Zusatz „ladies first“ ist ein Fauxpas. Beides sollte man unbedingt unterlassen. Wir sehen also, es gibt viele Momentaufnahmen, die nicht immer perfekt ablaufen. Das ist auch nicht schlimm. Wichtig ist, diese wahrzunehmen, um mit den Situationen und Gegebenheiten flexibel umgehen und spielen zu können.

Allein diese Beispiele zeigen, dass die Business Etikette eine wichtige und oftmals entscheidende Rolle spielt. Es ist sicherlich gut, das Repertoire der Regeln im Kopf zu haben und auf der Klaviatur spielen zu können. Eine enge Auslegung und Anwendung ist aber nicht immer möglich – was die Sache nicht einfacher macht. Wenn wir beispielsweise auf die Kleidung, also auf unser Erscheinungsbild schauen, dann gilt es zu überlegen: Welche „Message“ transportiere ich über meine Kleidung, mein Erscheinungsbild? Ein Beispiel: Wenn ich als Karriere-Coach mit „Benimm ist in!“ zu Ihnen in die Firma käme, um Sie für ein Inhouse-Seminar zu gewinnen und ich zu dem Termin in Jeans, Sneakers und einem Jaquette käme – also top modisch – wäre ich wohl nicht sehr glaubwürdig. Ich transportiere damit weder meine Themen noch meinen Anspruch. Wenn ich zwar im Hosenanzug käme, der aber nicht gut sitzt, verknittert ist, es augenscheinlich ist, dass ich nicht gekämmt bin und vielleicht leicht ungepflegt wirke, was transportiere ich dann? Wahrscheinlich: Mein Erscheinungsbild ist mir nicht so wichtig (meine Inhalte sind wichtig). Was jedoch bei Ihnen ankommt ist: Es ist ihr nicht so wichtig, sie nimmt mich nicht so wichtig, der Termin ist ihr nicht wichtig (sie gibt sich keine Mühe). Warum sollten Sie sich Zeit für mich nehmen und Interesse an mir haben?

Das heißt, überlegen Sie genau, was am Tag an Terminen anliegt. Wen oder was Sie repräsentieren. Mit wem haben Sie Kontakt und wer ist wichtig für Sie? Welchen Eindruck möchten Sie machen und hinterlassen? Und in welche Umgebung (Berufsfeld) gehen Sie? Das heißt nicht, dass wir uns grundsätzlich der Branche anpassen, zu der wir gehen. Wir haben ja selbst ein Image zu transportieren.

Es gibt in Hinblick auf Ihr Fortkommen im Unternehmen eine Empfehlung: „Kleide Dich nicht für die Position, die Du inne hast, sondern für die, die Du erlangen möchtest“.

Dies ist nur ein kurzer Ausflug in die Business Etikette und den Blick dahinter. Regeln sind wichtig, damit wir es leicht und angenehme haben. Sie helfen uns, uns zu positionieren, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen und auf unserer Karriereleiter weiter nach oben zu steigen. Auch im Privaten macht es einen Unterschied, ob Ihre Verabredung Sie galant und respektvoll behandelt oder ob ein Stoffel zuerst durch die Tür stürmt, mit seinen Speisen beginnt, sobald der Teller auf dem Tisch steht, wild mit dem Besteck gestikuliert, sich nicht um Ihr Wohlbefinden kümmert und Sie nach der Verabschiedung auf der Straße stehen lässt. Verkennen Sie nicht, dass auch lässige Leute ein scharfes Auge, Vorstellungen und Erwartungen haben und wenn es darauf ankommt zu wählen, die geschliffenere Person auswählen.

1. Tipp
Wichtig ist, die eigene Wahrnehmung zu schärfen und gewahr zu sein, was man tut. Fragen Sie sich: Wer bin ich? Wen oder was repräsentiere ich? Wohin gehe ich? Mit wem spreche Ich? Was will ich erreichen? Ebenso ist es wichtig, mein Gegenüber wahrzunehmen und möglichst viel neben dem gesprochenen Wort lesen zu können. Die Qualität unserer Wahrnehmung ist der Schlüssel zur Qualität unseres Handelns. Eine verzerrte Wahrnehmung löst unweigerlich auch ein ungeeignetes Handeln aus. Grundvoraussetzung dafür sind natürlich Respekt und Wertschätzung. Ohne Respekt meinem Gesprächspartner gegenüber ist jedes Gespräch erfolglos, ja geradezu unmöglich.

Ich denke an die beiden Seiten einer Medaille. Was für Sie gut und richtig ist, ist es noch lange nicht für den anderen.

2. Tipp

Achten Sie auf Ihre Körperhaltung und Körpersprache. Sie sagt oft mehr als das gesprochene Wort. Ihre innere Haltung und innere Verfassung spiegelt sich in Ihrem Auftreten wieder. Wenn Sie Ihre Wahrnehmung und Ihren Blick schärfen, bekommen Sie weit mehr Informationen als nur die gesprochenen Inhalte. Wir können nicht nicht kommunizieren. Aber wir können Sorge dafür tragen, was wir kommunizieren.

3. Tipp

Beachten Sie die Hierarchie: Bei der Begrüßung, der Vorstellung, Verabschiedung und beim Überreichen der Visitenkarte.

Und dann heißt es: Üben, üben, üben!